Termos de Uso

1. Aceitação e escopo

Estes Termos de Uso regem o acesso e uso da Waitroom, incluindo site público, dashboard, assistente administrativa, WhatsApp, agenda, lembretes, confirmações, pagamentos, formulários, arquivos, notas, notificações, integrações e suporte.

A pessoa que cria ou administra a conta declara ter autoridade para aceitar estes Termos em nome próprio e, quando aplicável, em nome da clínica, consultório, sociedade, empregador ou organização representada.

Se você não concorda com estes Termos ou não tem autoridade para vincular a conta, não deve acessar nem usar a Waitroom.

2. Definições principais

• Conta: ambiente Waitroom associado a um profissional ou clínica.
• Titular da conta: pessoa que cria, administra ou recebe a titularidade da conta.
• Profissional: profissional de saúde que usa a Waitroom para organizar sua operação administrativa.
• Paciente: pessoa atendida pelo profissional ou clínica e que pode interagir com fluxos administrativos da conta.
• Membro de equipe: pessoa autorizada pela conta a acessar ou operar parte da plataforma.
• Dados da conta: informações de cadastro, configuração, agenda, conversas, pacientes, pagamentos, arquivos, formulários, notas, logs e auditoria.
• Assistente administrativa: recurso automatizado da Waitroom para conversas e ações administrativas, com limites de segurança e encaminhamento humano.
• Serviços: todos os recursos, páginas, APIs, integrações, automações e suporte fornecidos pela Waitroom.

3. Elegibilidade, autoridade e informações corretas

• Você deve ter capacidade legal para contratar e usar a Waitroom. Contas não devem ser criadas por menores de idade.
• Você deve fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas sobre a conta, profissionais, serviços, políticas, endereços, horários, dados de cobrança, canais de contato e integrações.
• Quando houver exigência regulatória, credencial profissional, autorização societária ou consentimento de responsável, a responsabilidade por obter e manter essa autorização é do profissional ou clínica.

4. Conta, acessos e segurança

• Cada usuário deve usar credenciais próprias. O compartilhamento de senha ou acesso individual é proibido.
• O titular da conta é responsável por convidar, configurar permissões, revisar e remover membros de equipe.
• A conta deve revogar imediatamente o acesso de pessoas que deixarem a equipe, perderem autorização, mudarem de função ou não puderem mais acessar dados.
• Você é responsável por proteger dispositivos, navegadores, emails, exports de dados, tokens de integração e canais externos usados com pacientes.
• A Waitroom pode solicitar verificações adicionais de identidade, cobrança, canal, número de WhatsApp, domínio, profissional ou clínica para proteger a plataforma e cumprir obrigações legais.

5. Titularidade da conta e continuidade

• O titular da conta é responsável por manter dados de titularidade, membros de equipe e formas de contato atualizados.
• Se um titular deixar a clínica, perder autorização, falecer, ficar incapacitado ou não puder mais administrar a conta, a organização responsável deverá indicar substituto autorizado e apresentar documentação razoável quando solicitada.
• A Waitroom pode recusar, suspender ou condicionar transferência de titularidade quando houver conflito, risco a dados pessoais, disputa societária, ordem legal, dúvida sobre autoridade ou ausência de comprovação adequada.
• Dados de pacientes e dados sensíveis só devem ser acessados ou transferidos a pessoas autorizadas pela conta e pela lei aplicável.

6. Uso permitido

A Waitroom deve ser usada para atividades administrativas relacionadas ao atendimento de saúde, como organização de agenda, conversas de recepção, confirmações, lembretes, coleta operacional de dados, pagamentos, notificações, arquivos, formulários, notas internas e encaminhamento humano.

Você pode usar a plataforma para reduzir tarefas repetitivas, melhorar a experiência administrativa do paciente e manter histórico operacional, desde que respeite estes Termos, a lei, a Política de Privacidade e os limites clínicos do produto.

7. Usos proibidos e limites clínicos

• Usar a Waitroom para diagnosticar, prescrever, interpretar exames, orientar tratamento, tomar decisão clínica ou responder urgências médicas.
• Configurar a assistente para fingir ser o profissional, ocultar informações relevantes, prometer resultado clínico ou substituir julgamento humano.
• Enviar spam, mensagens abusivas, fraudulentas, ilegais, discriminatórias, invasivas ou sem base legal.
• Inserir dados que você não tem direito de tratar ou compartilhar.
• Tentar acessar dados de outra conta, contornar controles de segurança, explorar vulnerabilidades, fazer engenharia reversa indevida, sobrecarregar sistemas ou interferir no funcionamento da plataforma.
• Usar a Waitroom para atividades fora do escopo administrativo de saúde, salvo autorização expressa da Waitroom.

8. Responsabilidade profissional

• O profissional ou clínica mantém responsabilidade integral pela relação com pacientes, conduta profissional, informações prestadas, políticas de atendimento, preços, disponibilidade, remarcações, cancelamentos, cobranças, reembolsos, consentimentos, prontuários e cumprimento de normas profissionais.
• A Waitroom não valida credenciais profissionais, escopo de prática, adequação clínica, regras de conselho profissional, contratos com pacientes ou obrigações específicas de cada especialidade, salvo quando isso estiver expressamente contratado.
• Você deve revisar configurações e respostas automatizadas, pausar a automação quando necessário e assumir conversas encaminhadas para encaminhamento humano.

9. Planos, teste gratuito e cobrança

• O Teste dura 14 dias e serve para testar a plataforma em um ambiente de WhatsApp.
• Usuários em teste não podem provisionar ou reservar número dedicado da Waitroom.
• O plano Professional é voltado a uma conta com um profissional.
• O plano Clinic é voltado a uma conta com múltiplos profissionais e número compartilhado de clínica no produto atual.
• A assinatura SaaS é processada por Stripe Billing ou provedor equivalente.
• Atraso, falha de pagamento, chargeback, suspeita de fraude ou violação destes Termos pode suspender recursos pagos, automações, canais e integrações.
• Preços, tributos, recursos, limites e condições de plano podem mudar prospectivamente, com aviso quando exigido por lei ou contrato.
• Reembolsos ou créditos dependem da lei aplicável, da tela de contratação, de contrato específico ou de decisão comercial da Waitroom.

10. WhatsApp, números e mensagens

• O teste ocorre pelo número de teste da Waitroom. Dados criados nesse contexto devem ser marcados como teste, não devem gerar cobranças reais e não devem ser usados para atendimento real de pacientes.
• Números dedicados de WhatsApp são provisionados apenas após contratação paga de plano Professional ou Clinic, disponibilidade de provedor, aprovações exigidas, verificação de webhook e configuração completa do canal.
• A entrega de mensagens depende de provedores externos, regras do WhatsApp, disponibilidade de rede, aprovação de remetentes, qualidade do número, políticas antiabuso e dados corretos do destinatário. A Waitroom não garante entrega instantânea ou ininterrupta.
• Você é responsável por obter bases legais e respeitar preferências de contato, opt-out, horários adequados, regras profissionais e conteúdo permitido em mensagens enviadas a pacientes.

11. Agenda, pagamentos e integrações

• A Waitroom Calendar é a fonte de verdade para disponibilidade, bloqueios, consultas e decisões de agendamento dentro da plataforma.
• O Google Calendar, quando conectado, funciona como espelho no produto atual e não deve ser tratado como fonte principal de disponibilidade.
• Pagamentos de pacientes podem ser facilitados por Stripe Connect ou provedor equivalente. A obrigação assistencial, comercial e de reembolso perante o paciente permanece com o profissional ou clínica.
• No produto atual, a Waitroom pode absorver taxas de processamento de pagamentos de pacientes conforme regra do plano, mantendo registros de valor bruto, taxa de provedor, valor líquido, reembolso e disputa para auditoria.
• Dados de cartão, chave bancária ou informações altamente sensíveis de pagamento só devem ser inseridos nos campos próprios do provedor de pagamento ou da plataforma. Não insira esses dados em notas, conversas, campos livres ou instruções do assistente.
• Integrações com Google, Stripe, Twilio, WhatsApp, Resend, OpenAI, Supabase, Vercel, Sentry e outros provedores podem estar sujeitas a disponibilidade, termos e políticas desses terceiros.

12. Dados da conta e licença limitada

Entre você e a Waitroom, os dados inseridos pela conta continuam pertencendo à conta ou aos titulares aplicáveis. Você declara possuir direitos, autorizações e bases legais para inserir, enviar, armazenar, processar e compartilhar esses dados na Waitroom.

• Você concede à Waitroom uma licença limitada, não exclusiva e necessária para hospedar, copiar, processar, transmitir, exibir, proteger, auditar, dar suporte, corrigir erros, executar integrações, operar automações, cumprir obrigações legais e melhorar os Serviços.
• A Waitroom pode usar dados agregados, estatísticos ou desidentificados para análise, segurança e melhoria do produto, desde que não identifiquem pacientes, profissionais ou contas específicas.

13. Privacidade e segurança

• O tratamento de dados pessoais é descrito na Política de Privacidade da Waitroom. Ao usar a plataforma, você reconhece que dados pessoais e dados sensíveis podem ser tratados conforme essa política.
• A Waitroom adota controles técnicos e organizacionais proporcionais ao produto, incluindo isolamento por conta, controles de acesso, criptografia de segredos, verificação de webhooks, auditoria e monitoramento de falhas. Mesmo assim, nenhum serviço online é absolutamente seguro.
• Você deve notificar a Waitroom rapidamente se suspeitar de acesso indevido, vazamento, credenciais comprometidas, erro de configuração ou uso não autorizado da conta.
• A conta é responsável por disponibilizar avisos de privacidade e obter bases legais, consentimentos e autorizações necessárias para pacientes, responsáveis, equipe, integrações e terceiros envolvidos na operação.

14. Propriedade intelectual

A Waitroom, seus softwares, marcas, design, textos, fluxos, interfaces, código, documentação, modelos, automações, APIs e demais materiais são protegidos por direitos de propriedade intelectual.

Estes Termos concedem apenas uma licença limitada, revogável, não exclusiva e intransferível para usar os Serviços conforme o plano contratado. Nenhum direito de propriedade sobre a Waitroom é transferido.

Sugestões, comentários e feedback enviados à Waitroom podem ser usados para melhorar o produto sem obrigação de remuneração, desde que isso não exponha dados confidenciais da conta.

15. Disponibilidade, alterações e interrupções

• A Waitroom pode corrigir erros, alterar recursos, adicionar limites, remover funcionalidades, trocar provedores, realizar manutenção ou interromper temporariamente partes dos Serviços para segurança, conformidade, melhoria ou necessidade operacional.
• Podem ocorrer interrupções causadas por manutenção, falhas de infraestrutura, provedores externos, internet, WhatsApp, Stripe, Google, OpenAI, Supabase, Vercel, Twilio, Resend, Sentry ou eventos fora do controle razoável da Waitroom.

16. Suspensão e encerramento

• A Waitroom pode suspender ou limitar conta, automação, mensagens, pagamentos, integrações ou acesso em caso de inadimplência, risco de segurança, abuso, uso proibido, violação legal, ordem de autoridade, suspeita de fraude, dano a terceiros ou descumprimento destes Termos.
• Você pode cancelar a conta conforme os fluxos disponíveis ou contato de suporte. Antes do cancelamento, deve exportar dados que precise manter.
• Após encerramento, dados podem ser excluídos, anonimizados ou retidos pelo tempo necessário para obrigações legais, auditoria, prevenção a fraude, cobrança, suporte e defesa de direitos.
• Valores vencidos, obrigações de confidencialidade, limitações de responsabilidade, propriedade intelectual, uso de dados permitido e cláusulas que por natureza devam sobreviver continuarão aplicáveis após o encerramento.

17. Garantias e limitação de responsabilidade

• A Waitroom é fornecida como plataforma administrativa de software. Na máxima extensão permitida pela lei, não garantimos que os Serviços serão ininterruptos, livres de erro, compatíveis com todos os casos de uso, suficientes para cumprimento regulatório específico ou capazes de substituir revisão humana.
• A Waitroom não é responsável por conduta clínica, decisões profissionais, informações incorretas configuradas pela conta, relação com pacientes, falhas de provedores externos, indisponibilidade de canais, perda causada por credenciais compartilhadas ou uso em desacordo com estes Termos.
• Nada nestes Termos exclui responsabilidade que não possa ser limitada pela lei aplicável.

18. Indenização

Você concorda em defender e indenizar a Waitroom contra reclamações, perdas, custos e despesas decorrentes de uso indevido da plataforma, violação destes Termos, violação de lei, falta de autorização para tratar dados, conteúdo inserido pela conta, relação clínica ou comercial com pacientes, ou atos de membros de equipe, na máxima extensão permitida pela lei.

19. Comunicações eletrônicas

• A Waitroom pode enviar comunicações operacionais por email, dashboard, WhatsApp, notificações no produto ou outros canais informados pela conta. Isso inclui avisos de segurança, cobrança, assinatura, suporte, mudanças nos Termos, incidentes, onboarding, atualizações de produto e mensagens administrativas.
• Comunicações promocionais poderão ter opção de descadastramento. Mensagens transacionais, de segurança, cobrança e operação da conta podem continuar sendo enviadas enquanto necessárias.

20. Lei aplicável e resolução de disputas

Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil, salvo regras imperativas aplicáveis em sentido diverso.

As partes buscarão resolver disputas de boa-fé por contato direto com o suporte antes de iniciar medidas formais. Quando permitido por lei, fica eleito o foro da comarca de São Paulo, SP, para disputas relacionadas a estes Termos.

21. Mudanças nestes Termos

Podemos atualizar estes Termos para refletir alterações de produto, planos, provedores, riscos, exigências legais ou práticas operacionais. Mudanças relevantes poderão ser comunicadas por email, aviso no produto ou publicação nesta página.

O uso contínuo da Waitroom após a vigência de uma alteração indica aceitação dos novos Termos. Se você não concordar, deve deixar de usar os Serviços e cancelar a conta conforme aplicável.

22. Contato

Dúvidas sobre estes Termos, solicitações legais, segurança ou suporte devem ser enviadas para support@waitroom.app.